Инвентаризация склада
Проведение инвентаризации на складе – обязательная процедура, целью которой является сопоставление реальных остатков товара с количеством, указанным в бухгалтерских документах.
Особенности
Закон обязывает проводить инвентаризации в следующих случаях:
- - меняется владелец склада, имущество передается в аренду;
- - выявлены случаи хищения;
- - составляется годовой бухгалтерский отчет;
- - увольняется лицо, которое несло материальную ответственность за товар;
- - аварийная ситуация на складе привела к порче товаров – необходимо проверить целостность всей продукции.
Добровольная ревизия проводится в ситуации, предусмотренной учетной политикой компании или по личной инициативе директора для оценки компетенций и выявлении фактов хищений.
Весь список обстоятельств для проведения инвентаризации содержится в 27 пункте по ведению бухгалтерской отчетности (приказ Минфина от 27.07.98 № 34н)
Складская ревизия может быть плановой и внеплановой – для проверки компетенций персонала; сплошная и выборочная – зависит от количества товаров. Инвентаризацию желательно проводить раз в месяц – это позволит убрать из оборота товар, который плохо продается.
Кроме этого, существует независимая инвентаризация склада – когда проверку осуществляет сторонняя компания. Независимые аудиторы имеют большой опыт и не заинтересованы в подделке документов при проведении ревизии.
Как проводить инвентаризацию на складе
Процесс состоит из нескольких этапов:
1. Процедура начинается с издания приказа в свободной форме или на унифицированном бланке № ИНВ-22. В документе указываются сроки проведения, причина, состав комиссии, перечень проверяемых товаров. Причинами могут быть: изменение цены продукции, контрольная проверка, смена ответственных руководителей. С мат. ответственных лиц берутся расписки о том, что все товары на объекте учтены и сданы в бухгалтерию.
2. Утверждение состава комиссии. Для проведения ревизии создается комиссия из нескольких человек: председателя комиссии (руководитель или его заместитель), начальников служб (логисты, служба безопасности, аудиторы), привлекаются незаинтересованные сторонние лица.
Комиссия работает постоянно, не только во время ревизии. В ее задачи входит: определение сроков процедуры и видов товаров, подлежащих проверке.
3. Подсчет товара . Есть несколько способов проверки товара. Например, первый член комиссии считает товар; второй пересчитывает за первым; третий заносит результаты в электронные системы учета.
Другой вариант – каждая единица товара пробивается на сканере и заносится в программу. Если выявляются несоответствие другой член комиссии проверяет позиции вручную.
Ревизия приводится с участием сотрудников, несущих материальную ответственность. Однако, по правилам, они не могут быть в составе комиссии.
В процессе ревизии не допустимо перемещать товар на другие полки, в соседние ячейки и иные места на складе. Не рекомендуется приемка и отпуск товара. Если же это необходимо – груз заносится в отдельную ведомость по бланку ИНВ-3.
Определение товарных остатков производится путем взвешивания, подсчета, измерения. В инвентаризационные описи в 2-х экземплярах заносятся результаты ревизии. Каждый член комиссии подписывает акт, после чего бумаги сдаются в бухгалтерию.
Правилами запрещено оставлять пустые строки в бланке описи. Пустые места вычеркиваются ручкой. Если инвентаризации проводится больше 1-го дня, после ухода комиссии склад опечатывается. Бланки отчетности убираются в сейф или шкаф. При составлении описи вручную не допускаются исправления. Если совершена ошибка – строка зачеркивается и над ней пишутся верные цифры.
4. Анализ и сверка. Оформляются результаты ревизии. Бухгалтер сопоставляет полученные данные с информацией в учетных ведомостях. Если выявляются расхождения, составляется сличительная ведомость по тем позициям товара, где выявлены недостачи (или избыток). Документ делается в 2-х экземплярах: один остается в бухгалтерии, другой отдается материально-ответственному сотруднику. Есть типовые формы сличительных ведомостей. Данные по бухучету приводятся в соответствие с фактическими – вносятся излишки, списываются недостачи.
5. Завершение ревизии . Итоги процедуры заносятся в ведомость учета инвентаризации по типовой форме ИНВ-26. В документе указываются размеры недостачи, излишков, пересортицы. Также пишется сумма недостачи, в которую оценен пропавший товар. На счетах бухучета отражаются различия между имуществом по факту и данными по учетной базе
Порча и бой продукции заносится в форму ТОРГ-15.
Недостачи и излишки товара
Правила проведения инвентаризации на складе допускают определенный уровень расхождения в цифрах по базе и по факту. Нормой считается разница в 2%. При значении больше 5% оформляется списание продукции по форме ТОРГ-16, ответственные сотрудники наказываются. Также может быть собрана новая комиссия для перепроверки позиций, где были выявлены расхождения.
Причиной недостачи может стать естественная убыль товара (усушка, утряска). Например, для некоторых продуктов питания определены нормы убыли товара.
Если в пропаже товара виновен работник склада создается группа для расследования ситуации, составляется акт. Если сумма ущерба небольшая – деньги списываются с заработной платы сотрудника. Для этого издается специальный приказ. В иных случаях убытки от недостачи возмещаются через суд.
Излишки на складе выявляются редко, например, когда был найден ранее списанный товар. Выявленные товары учитываются как финансовые результаты (доход), оприходование производится по рыночным ценам на дату проверки. В отчете бухгалтера излишки включаются в число прочих доходов, в налоговом – в состав не реализационных доходов.
Ошибки при проведении ревизии
- Отсутствие материально-ответсвенных лиц, например кладовщика.
- У ответственных лице нет расписок о том, что в бухгалтерию сданы все расходные документы на имущество.
- В описях есть помарки исправления о количестве и цене товара не заверенные членами комиссии.
- Инвентаризационная ведомость подписана не всеми участниками комиссии;
- В акте о выявлении недостачи нет объяснительных от сотрудников, несущих материальную ответственность.
Инвентаризация на складе ответхранения
Организация, предоставляющая услуги ответхранения обязана проводить не менее одной ревизии в год – когда составляется годовая отчетность. Это является безусловным плюсом ответственного хранения. Помимо самой ревизии может проводится перепроверка результатов. Поводом к этому может стать несогласие с результатами проверки одной из сторон или инициатива компании-владельца товаров.
Преимущество ответхранения – ответственность компании, предоставляющей услугу. В случае выявления хищений в процессе инвентаризации возмещение ущерба ляжет на складского оператора.
